Datenschutzerklärung

Verantwortliche

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt; dazu sind wir nicht verpflichtet. Wende dich mit allen Fragen direkt an uns.

Welche Daten wir verarbeiten

• Stammdaten: Name, Anschrift, Zustellanschrift nach dem Auszug, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, soweit angegeben
• Vertragsdaten: Mietbeginn und -ende, Personenzahl, vereinbarte Vorauszahlungen und umlegbare Kostenarten
• Zahlungen: Eingänge der Vorauszahlungen
• Abrechnungen: Kostenanteile, Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben), Zustelldatum und Zustellnachweis
• Mieterportal: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash), Zeitpunkte von Anmeldungen und Zugriffen

Bankverbindungen der Mieter und besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) verarbeiten wir nicht.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Erstellung, Zustellung und Archivierung der Betriebskostenabrechnung nach § 556 BGB, der Betriebskostenverordnung und der Heizkostenverordnung: zur Erfüllung des Mietvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Mieterportal: Einsicht in zugestellte Abrechnungen und Belege (§ 556 Abs. 4 BGB) und, falls vereinbart, Zustellung über das Portal (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Der Zugang wird nur auf Wunsch eingerichtet.
• Sicherheit: Protokollierung von Änderungen und Zugriffen auf Personendaten, Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz deiner Daten und der Nachweis ordnungsgemäßer Verarbeitung).

Die Angaben sind für die Abrechnung erforderlich. Ohne sie können wir die Betriebskosten nicht abrechnen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

Wie wir deine Daten schützen

Name und Kontaktdaten werden getrennt von den übrigen Vertragsdaten und verschlüsselt gespeichert. Die Abrechnungsdaten sind nur über eine zufällige Kennung mit dir verknüpft. Die Verbindung ist mit TLS verschlüsselt, die Anmeldung der Vermieter ist mit einem zweiten Faktor geschützt.

Empfänger

Deine Daten erhältst du selbst mit der Abrechnung. Eine Steuerberatung, die unsere Abrechnungen prüft, sieht die Abrechnungsdaten, aber nicht deinen Namen und deine Kontaktdaten. Technische Dienstleister für Hosting, E-Mail-Versand und Datensicherung verarbeiten die Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen (Art. 28 DSGVO). Eine Weitergabe zu anderen Zwecken findet nicht statt.

Übermittlung in die Schweiz

Wir haben unseren Sitz in der Schweiz. Für die Schweiz hat die Europäische Kommission festgestellt, dass dort ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO). Neben der DSGVO gilt für uns das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).

Speicherdauer

• Stammdaten speichern wir für die Dauer des Mietverhältnisses und bis alle Abrechnungen zugestellt sind. Spätestens 10 Jahre nach dem Ende des Mietverhältnisses bzw. des letzten abgerechneten Zeitraums werden sie automatisch gelöscht.
• Abrechnungen und Belege bewahren wir 10 Jahre nach Ende des Abrechnungszeitraums auf und löschen sie danach automatisch. Abrechnungen, Vertragsdaten und Zahlungen bleiben danach nur noch ohne Bezug zu deiner Person erhalten.
• Den Portalzugang löschen wir, wenn er nicht mehr benötigt wird, spätestens zusammen mit deinen Stammdaten.
• Protokolle über Änderungen und Zugriffe werden nach 3 Jahren gelöscht.
• Datensicherungen werden nach 30 Tagen überschrieben.

Löschungen kündigt das System uns 30 Tage vorher an.

Cookies

Das Mieterportal setzt nur technisch notwendige Cookies: ein Anmelde-Cookie, das beim Abmelden bzw. nach spätestens zwei Stunden ungültig wird. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Werkzeuge und keine Inhalte von Drittanbietern. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Deine Rechte

Du hast das Recht auf

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht und kein laufendes Mietverhältnis entgegenstehen,
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).

Auskunft und Löschung kannst du im Mieterportal unter „Deine Daten“ beantragen oder formlos bei uns. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Land, in dem du wohnst. Für die vermieteten Wohnungen zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart. In der Schweiz ist es der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).